VIFs vedtægter

Navn, hjem­sted, og formål

§1.
Foreningens navn er Veterinærmedicinsk Industriforening (VIF).

§2.
Foreningens hjemsted og værneting er København.

§3.
Foreningen har til formål at varetage medlemmernes branche­mæssige interesser på det veterinærmedicinske område. område, jf. også § 7.2., stk. 3 om fællesnordisk samarbejde.

Medlemskab

§4.1.
Som medlem af foreningen kan optages virksomheder, der som producenter eller eneforhandlere markedsfører veterinærmedi­cinske produkter godkendt af de danske myndigheder. Det er en forud­sætning for medlemskab, at det pågældende medlem ikke i øvrigt udøver aktiviteter, som er i strid med de branche­mæssige interesser, foreningen skal varetage.

§4.2.
Ethvert medlem af foreningen skal stille basismateriale vedrørende omsætning af veterinære, registrerede farmaceutiske specialiteter til rådighed for VIF til brug for udarbejdelsen af en branchestatistik i henhold til de af generalforsamlingen fastsatte retningslinier, og skal med henblik på beregning af medlemmets omkostningsbestemte kontingent, jfr. § 5.1, én gang årligt meddele foreningen sin samlede omsætning af veterinære regi­strerede farma­ceutiske specialiteter og veterinære farmaceutiske specialiteter, der sælges på dispensation. Generalforsamlingen kan bestemme, at disse oplysninger skal attesteres af medlemsvirksomhedernes revisor.

§4.3.
Foreningens medlemmer er forpligtet til at efterkomme afgørelser truffet af et af foreningen nedsat markedsføringsnævn, der er etableret med det formål at behandle klager angående IFAHs Code of Good Practice for the Animal Health Industry og lægemiddellovens reklameregler. Virksomheder, der ikke er medlemmer af VIF, men har tilsluttet sig VIF´s branchemæssige selvjustitsordning, er ligeledes forpligtet til at efterkomme Markedsføringsnævnets afgørelser.

§4.4.
Ansøgning om medlemskab af foreningen skal fremsendes skrift­ligt til foreningens sekretariat og behandles på førstkommende generalforsamling, medlemsmøde eller ved sekretariatets skrift­lige henvendelse til samtlige medlemmer.

§4.5.
Udmeldelse af foreningen skal ske skriftligt til sekretariatet med mindst tre måneders varsel til udgangen af et kalenderår.

§4.6.
Et medlem kan ekskluderes, hvis det ikke længere opfylder betin­gelserne for optagelse som medlem, modarbejder foreningens arbejde, skader dens anseelse eller foretager handlinger, som er stridende mod medlemmernes almindelige branchemæssige interesser, samt hvis et medlem ikke efterkommer et af mar­kedsføringsnævnet meddelt pålæg.

Forslag om eksklusion af en medlemsvirksomhed kan fremsættes af bestyrelsen eller af 1/4 af de stemmeberettigede medlemmer. Beslutning herom kræver almindeligt flertal på en generalfor­samling, hvor mindst 2/3 af foreningens stemmeberettigede med­lemmer er repræsenteret. Der skal gives det pågældende medlem fuld adgang til at gøre sine synspunkter gældende på generalfor­samlingen.

Indskud og kontingent

§5.1.
Ved optagelse som medlem betales et af generalforsamlingen fastsat indmeldel­ses­gebyr. Til dækning af foreningens udgifter, herunder løbende likviditetsmæssi­ge behov, betaler medlemmerne herud­over et årligt, af generalforsamlingen fastsat, grund­kontin­gent og et om­sæt­nings­be­stemt til­lægskontin­gent. Det skal ved budgetvedtagelsen tilstræbes, at foreningens formue til enhver tid kan dække foreningens afviklingsomkostninger.

Grundkontingentet udregnes som medlemmernes lige andel af 45% af de budgetterede udgifter for det pågældende år, dog minimum 20.000 kr. pr. medlem. Nye medlemmers grundkontingent for det første års medlemskab reduceres med 50 %.

Det om­sætnings­bestemte til­lægskontingent udregnes som medlem­mernes forholds­mæs­sige andel af det beløb, hvormed de budgetterede udgifter for det pågældende regnskabsår over­stiger det samlede grundkontin­gent. Den for­holds­mæssige andel fastsættes på grundlag af med­lemmets andel af medlems­virksom­hedernes ­s­am­lede om­sætning af veteri­nære regi­strere­de farma­ceu­ti­ske speciali­te­ter og veterinære farmaceutiske specialiteter, der sælges på dispensation.

En virksomheds samlede, årlige kontingent kan maksimalt udgøre 408.000 kr. ved 10 medlemsvirksomheder og et budget på 2,4 mill. kr. Maksimumkontingentet stiger (henholdsvis falder) ved ændring i antallet af medlemmer, samt ved godkendelse af budgetter større eller mindre end 2,4. mill. kr.

§5.2.
Sker optagelse i løbet af et kalenderår, betales kontingentet forholdsmæssigt beregnet fra indmeldelsestidspunktet til kalender­års udløb.

§5.3.
Et á conto beløb svarende til 75% af medlemmets samlede kontin­gent i foregående år er forfaldent til betaling den 15. januar. På generalforsamlingen fastsættes eventuelle ændringer i kontingentberegningen. Restkontingentet, herunder restbeløb vedrørende reguleringen af kontingentsatsen fastsat på bag­grund af den faktiske omsætning i foregående kalenderår, forfalder til betaling en måned efter generalfor­samlingen.

§5.4.
Såfremt kontingentet ikke betales rettidigt, opkræves et gebyr på kr. 1.000,- pr. påbegyndt kalendermåned efter forfaldsdagen.

En medlemsvirksomhed, der – trods påkrav – ikke betaler for­faldent kontingent, slettes uden videre som medlem, såfremt kontingentet ikke er betalt senest 30 dage efter påkravets fremkomst.

Eksklusion eller slettelse på grund af kontingentrestance fritager ikke for kontingentbe­taling for det regnskabsår, i hvilket udelukkelsen finder sted.

§5.5.
Bestyrelsen kan kræve revisor attestation af det grundlag, hvorpå et medlems tillægskontingent er beregnet.

Generalforsamlinger og medlemsmøder

§6.1.
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. På generalforsamlingen har hvert medlem én stemme. Dog har et medlem, der er i kontingentrestance, ikke stemmeret.

§6.2.
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af april måned med følgende dagsorden:

  1. Valg af dirigent.
  2. Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år.
  3. Fremlæggelse af revideret årsregnskab.
  4. Fastsættelse af indskud.
  5. Valg af formand.
  6. Valg af bestyrelse og suppleant
  7. Valg af revisor.
  8. Valg af medlemsrepræsentant(er) til VIFs markedsføringsnævn.
  9. Behandling af indkomne forslag.
  10. Eventuelt.

Forslag til behandling på den ordinære generalforsamling skal være foreningen i hænde, således at de kan udsendes til med­lemmerne senest 14 dage før ge­neralforsamlingen.

Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes med mindst 14 dages varsel efter bestyrelsens bestemmelse eller efter skrift­lig begæring af mindst 1/3 af de stemme­berettigede medlemmer med angivelse af dagsorden samt de forslag, som ønskes behandlet.

§6.3.
Generalforsamlingen træffer beslutning ved simpel stemmefler­hed, dog at ændringer i foreningens vedtægter såvel som forslag om opløsning af foreningen kun kan vedtages på en generalforsamling, hvor mindst 3/4 af de stemmeberettigede medlemmer er repræsen­teret, og mindst 2/3 af disse stemmer herfor. Vedtages sådanne ændringer eller forslag med 2/3 af de afgivne stemmer, men er ¾ af de stemmeberettigede medlemmer ikke repræsenteret, ind­kaldes til en ny generalforsam­ling med mindst 8 dages varsel, hvor beslutning om gennemførelse af de foreslåede vedtægtsæn­dringer, respektive opløsning af foreningen, da kan træffes med 2/3’s majoritet af de afgivne stemmer, men uden hensyn til de mødende medlemmers antal.

§6.4.
Afstemning på generalforsamlingen skal foregå skriftligt, såfremt blot et medlem stiller krav herom. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

§6.5.
Indkaldelse til ordinær generalforsamling sker ved skriftlig meddelelse til medlemmerne med mindst 3 ugers varsel.

§6.6.
Der føres en protokol over generalforsamlingens beslutninger. Protokollen underskrives af dirigenten, og udskrift heraf tilsendes samtlige medlemmer.

§6.7.
Der af­holdes et plan- og bud­getmøde hvert år i novem­ber måned med følgende faste punk­ter på dags­ordenen:

  1. Forelæggelse af foreningens politikker, mål og stra­te­giplan for det kommen­de kalenderår.
  2. Forelæggelse af budget for kommende kalenderår.
  3. Status for udvalgsarbej­der samt plan og mål for næste år.
  4. Indkomne forslag.
  5. Andet

Indkaldelse til dette medlems­møde skal ske med mindst 4 ugers varsel.

Materialet til mødet (planer, budgetter og andet) fremsendes senest to uger før mødet.

Medlemsmøder indkaldes i øvrigt efter bestyrelsens bestemmelse.

Forslag til behandling på plan- og budgetmødet skal være sekretariatet i hænde, således at de kan udsendes til med­lemmerne senest 14 dage før mødet.

På medlemsmøder træffes beslutninger ved simpel stemmeflerhed. Afstemning foregår som angivet i § 6.4.

Der føres protokol over medlemsmødet og udsendes udskrift heraf som anført i § 6.6.

Formand,  bestyrelse og markedsføringsnævn

§7.1.
Foreningen ledes af en generalforsamlingsvalgt bestyrelse på 3 medlemmer samt en generalforsamlingsvalgt formand.

Ethvert medlem af bestyrelsen samt foreningens formand skal enten

  • være medlem af en medlemsvirksomheds øverste ledelse og være leder og budgetansvarlig for virksomhedens veterinærafdeling, eller
  • være indstillet af den eller de tegningsberettigede for en medlemsvirksomhed, som skriftligt har udpeget den pågældende til at repræsentere virksomheden i VIF. Den pågældende skal være på øverste ledelsesniveau for virksomhedens veterinærafdeling i Danmark.

En medlemsvirksomhed kan kun være repræsenteret med ét medlem af bestyrelsen.

§7.2.
Foreningens formand er født formand for bestyrelsen, der i øvrigt konstituerer sig selv med en næstformand for et år ad gangen. Genkonstituering kan finde sted.

Bestyrelsen træffer beslutning ved simpelt stemmeflertal. Beslutninger kan kun træffes, såfremt formanden eller næstformanden samt 2 bestyrelsesmedlemmer er til stede.

Bestyrelsen er bemyndiget til på vegne Veterinærmedicinsk Industriforening at medvirke til stiftelse af en fællesnordisk organisation for veterinærindustrien og til, hvis samtlige bestyrelsesmedlemmer er enige herom, at lade foreningen indtræde som medlem af en sådan fællesnordisk organisation, hvori de nationale veterinærmedicinske interesseorganisationer kan være medlemmer.

Bestyrelsen er bemyndiget til på vegne Veterinærmedicinsk Industriforening at lade foreningen indtræde som medlem af Dansk Erhverv.

§7.3.
Bestyrelsen kan samtidigt med indkaldelsen til generalforsamlingen afgive forslag til valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleant samt formand for foreningen. Bestyrelsen kan opstille flere kandidater end det antal bestyrelsesmedlemmer, som er på valg.

§7.4.
Foreningens medlemmer kan opstille andre kandidater til bestyrelsen samt formandskandidater. Hvis alle foreningens medlemmer ønskes orienteret om et medlems opstilling af kandidat(er), skal meddelelse om kandidaternes opstilling være bestyrelsen i hænde senest 14 dage, ved ekstraordinære generalforsamlinger 7 dage, før generalforsamlingen, og bestyrelsen orienterer snarest muligt derefter medlemmerne om opstillingen.

§7.5.
I tilfælde af vakance i bestyrelsen indtræder bestyrelsessuppleanten i det fraværende bestyrelsesmedlems sted. I tilfælde, hvor et bestyrelsesmedlem varigt fratræder bestyrelsen, følger bestyrelsessuppleanten med hensyn til valgperiode det medlem, den pågældende har afløst.

Såfremt formandens hverv ophører før udløbet af valgperioden, ledes foreningen af de 3 bestyrelsesmedlemmer, indtil der ved førstkommende ordinære generalforsamling er valgt ny formand.

§7.6.
Bestyrelsen bestemmer selv sin forretningsorden, og det påhviler den at føre en forhandlingsprotokol. Referater af bestyrelsesmøder gøres tilgængelige for VIF´s medlemmer via VIF´s hjemmeside.

§7.7.
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg bestående af medlemmer udpeget i eller uden for bestyrelsens kreds vedrørende særlige arbejdsopgaver. Bestyrelsen udpeger en formand for udvalget. Bestyrelsen skal – som observatør eller på anden vis – være repræsenteret i alle permanente udvalg.

Til varetagelse af foreningens daglige ledelse kan bestyrelsen ansætte en direktør. Bestyrelsen fastsætter ansættelsesvilkårene på grundlag af et af generalforsamlingen godkendt budget.

Såfremt der ikke er ansat en direktør ledes foreningens sekretariat af en sekretariatschef.

§7.8.
Indstilling af medlemsrepræsentanter til markeds­føringsnævnet (jf. vedtægternes § 4.3) i overensstemmelse med Nævnets statutter skal ske skriftligt, og forudsætter at kandidatens/kandidaterne er indforstået med opstillingen. Meddelelse om kandidaternes opstilling skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før den ordinære generalforsam­ling.

Tegning og hæftelse

§8.
Foreningen forpligtes udadtil ved underskrift af foreningens formand eller næstformanden for bestyrelsen og et bestyrelsesmedlem. Der påhviler ikke medlemsvirksomheder nogen hæftelse for de af foreningen påhvilende forpligtelser.

Regnskab

§9.
Regnskabsåret er kalenderåret. Regnskabet revideres af en af generalforsamlingen valgt revisor.

Foreningens ophør

§10.
I tilfælde af foreningens opløsning går foreningens eventuelle nettoformue, når alle for­pligtelser er afholdt, til almen velgørende formål.

§11.
Vedtaget på foreningens ekstraordinære generalforsamling den 5. december 1991. Senere ændret på den ordinære ge­neralfor­samling den 22. april 1993, eks­traordinære generalforsamlinger den 21. juni 1994 og 23. november 1995, den ordinære generalforsamling den 30. april 1996, den ekstraordinære generalforsamling den 26. november 1996, den ordinære generalforsamling den 22. april 1997, den ordinære generalforsamling den 30. april 1998, plan – og budgetmøde den 23. november 1998, plan – og budgetmøde den 29. november 1999, den ordinære generalforsamling den 29. april 2003, plan- og budgetmøde den 26. november 2003, plan- og budgetmøde den 29. november 2004, den ekstraordinære generalforsamling den 25. november 2005, den ekstraordinære generalforsamling den 30. november 2006, den ekstraordinære generalforsamling den 29. januar 2008, den ordinære generalforsamling den 29. april 2009, den ordinære generalforsamling den 24. april 2012, den ordinære generalforsamling den 28. april 2014, den ekstraordinære generalforsamling den 26. november 2014 og den ordinære generalforsamling den 29. april 2016.